顔認証勤怠｜操作マニュアル
マニュアルトップ ／ 管理者用

管理者用 操作マニュアル

打刻確認・修正承認・勤務表出力・マスタメンテナンスの手順

現在の運用
直行・直帰の新規登録・修正申請と、PC・端末登録・端末制限は一時停止中です。会社設置の1台のiPadは端末登録なしで打刻できます。既存データと機能は将来の再開に備えて保持しています。
管理者情報の取扱い
社員コードと管理者パスワードを本マニュアルへ書き込んだり、共有フォルダーへ保存したりしないでください。操作終了時は必ずログアウトします。

最初に行う利用開始の準備

社員情報を登録→本人登録リンクを発行→本人が顔登録→PCコードを発行→対象PCで登録
重要
通常は社員本人が専用URLから顔を登録します。管理者画面へログインした状態を社員へ渡したり、管理者パスワードを教えたりしません。

顔登録の準備

  1. 「マスタ」→「社員マスタ」で顔以外の社員情報を登録します。
  2. 社員一覧で対象者の社員番号・氏名を再確認し、「本人登録リンク発行」を押します。
  3. 表示された本人専用URLを、宛先を確認して本人だけへ渡します。URLは24時間有効で、期限内は複数パターンを登録できます。
  4. 本人へ、氏名確認・カメラ許可・本人1人での操作・眼鏡あり／なし等の追加・最後の「顔登録を終了」を案内します。
  5. 社員一覧の「顔サンプル」が登録済みになったことを確認します。
URLを第三者へ転送しないでください。本人登録では各パターンでランダムな動作、生体確認、複数人、途中の人物交代、他社員との顔重複を検査します。写真・動画を使った登録は禁止です。登録後は必ず「顔登録を終了」を押してください。

PC登録の準備

  1. 「マスタ」→「PC・端末マスタ」を開きます。
  2. 端末コード、端末名、種類を入力し、「登録してコード発行」を押します。
  3. 発行された24時間有効・1回限りのコードを、対象PCの担当者へ渡します。
  4. 実際に打刻するPCとブラウザで https://attendance-demo.xvps.jp/terminal/enroll を開き、コードを入力して「このPCを登録」を押します。
  5. PC・端末マスタに登録日時が表示され、対象PCで打刻画面が開くことを確認します。
  6. 必要なすべてのPC・ブラウザを登録してから端末制限をONにします。
登録はブラウザのCookieに保存されます。別ブラウザ、Cookie削除、シークレットモード、PC交換では再発行・再登録が必要です。

1. 管理者ログイン

「社員ログイン」を開く

システム上部メニューから「社員ログイン」を選びます。

認証情報を入力する

管理者として登録された社員コードと個別パスワードを入力し、「ログイン」を押します。

管理画面を確認する

「管理者画面」が表示されたことを確認します。操作終了時は上部の「ログアウト」を押します。

2. 管理画面で打刻を確認する

状況カード

在籍社員数、検索条件に一致した打刻数、承認待ち件数を確認できます。

期間・社員で検索

開始日・終了日を指定する

初期表示は本日です。過去期間を調べる場合は両方の日付を指定します。

社員を選択する

「全社員」または特定社員を選び、「検索」を押します。「本日に戻す」で条件を本日に戻せます。

打刻一覧を確認する

日付、社員、シフト名、出勤、退勤、端末、場所、備考が表示されます。同日に複数回出退勤した場合は組ごとに複数行になります。

表示 意味
赤字太字 シフト始業より遅い出勤、またはシフト終業より早い退勤です。
要確認 対応する出勤・退勤がない打刻です。
未設定 対象日の日次シフトがありません。遅刻・早退判定は09:00～18:00を使用します。
1回目／全2回 同じ社員・同じ日の複数出退勤のうち何組目かを示します。

3. 修正申請を承認・却下する

管理画面下部の「修正申請」に承認待ちと処理済み申請が表示されます。操作列は行の先頭にあり、処理後は判断者の社員コード・氏名・判断日時を確認できます。

申請内容を確認する

社員、希望する出勤／退勤日時、理由、添付された遅延証明書などを確認します。添付ファイルは申請一覧のリンクからダウンロードできます。必要に応じて本人へ事実確認します。

承認または却下する

正しい場合は「承認」、不備がある場合は「却下」を押します。判断後の状態・判断者・日時が保存され、対象社員本人のメールアドレスが登録されている場合は結果メールが送信されます。

反映を確認する

承認内容は原打刻を上書きせず、別記録として勤怠へ反映されます。

判断操作は履歴へ残ります。社員・日時・区分をよく確認してから押してください。

休暇申請状況を確認する

  1. 上部メニューの「休暇状況」を開きます。
  2. 初期表示では全社員の有給休暇・代休・振替休日を確認します。
  3. 必要に応じて社員、状態、申請種別を指定し、「表示する」を押します。
  4. 承認処理が必要な場合は「承認画面を開く」から休暇申請承認へ進みます。
退職者を含む社員を個別に選択できます。件数サマリーは選択した社員・申請種別を対象に表示します。

4. 月次勤務表・Excel・CSV

月次勤務表を画面表示する

  1. 「年月度」と「社員」を指定します。
  2. 「勤務表を参照」を押します。指定社員の参照専用勤務表が別タブで開きます。
  3. 勤務日数、勤務時間、要確認日数と日別明細を確認します。

Excelをダウンロードする

年月度を指定し、「Excelダウンロード」を押します。社員未選択なら在籍社員全員を社員別シートで、社員指定ならその社員だけを出力します。退職者は個別指定時に出力できます。

CSVをダウンロードする

上部メニュー「CSV」を選びます。打刻ID、社員コード、氏名、区分、日時、顔認証距離、場所、自動生成、端末情報を出力します。

集計ルール
出勤は15分単位で切り上げ、退勤は15分単位で切り捨てます。勤務時間から、実際の出退勤区間と重なる日次シフトの休憩時間を控除します。この値は給与計算用の確定時間ではありません。

5. 社員登録・編集・顔登録

管理画面の「マスタ管理を開く」→「社員マスタ」から操作します。

新しい社員を登録する

基本情報を入力する

社員番号、氏名を入力し、必要に応じて所属・部署・シフトを選択します。

「追加」を押す

社員番号は重複できません。追加後は社員一覧へ戻ります。顔認証データは、対象社員の「本人登録リンク発行」または「管理者が顔登録」から別に登録します。

本人用顔登録リンクを発行する（推奨）

社員一覧の「本人登録リンク発行」を押し、24時間有効のURLを本人だけへ渡します。本人は専用画面で3方向の生体確認を行い、眼鏡あり・なしなどを変えて複数セット追加できます。最後に「顔登録を終了」を押すとURLが無効になります。管理者が再発行した場合も旧URLは無効になります。

パスワード設定URLをQRコードで渡す

社員一覧の「パスワード設定URL」を押すと、24時間・1回限りのURLとQRコードが表示されます。対象社員本人にiPadの標準カメラで読み取ってもらいます。別の社員へ見せたり、QRコードの画面を共有したりしないでください。

管理者が顔登録する場合

本人が管理者の端末に同席でき、社内ルール上必要な場合だけ「管理者が顔登録」を使用します。iPadでは社員マスタから対象社員の「管理者が顔登録」を開き、画面上部の「カメラを開始」を押してカメラを許可します。顔が検出されたら「この顔を登録」を押します。通常は本人用リンクを使ってください。

顔認証データを削除する

社員マスタの「顔」欄に表示される「顔データ削除」を押し、確認画面で対象社員を確認して実行します。登録済みの顔データはすべて削除され、その社員は登録し直すまで顔認証できません。勤怠データと社員情報は削除されません。

削除は元に戻せません。
社員番号と氏名を確認してから実行してください。削除操作と削除件数は監査ログへ記録されます。

社員情報を変更する

社員一覧の「編集」から社員番号、氏名、メールアドレス、所属、部署、シフト、在籍状態、管理者フラグ、申請承認者フラグ、ログインパスワードを変更します。申請承認者は管理者の中から指定し、追加・修正・削除申請が登録されるとメール通知を受け取ります。社員画面と管理者画面のパスワードは共通です。すでに本人用パスワードがある社員は、パスワードを入力せず管理者フラグだけを付けられます。管理者は複数名登録できます。社員番号を変更しても内部IDと過去勤怠の紐付きは維持されます。

退職扱いにする

一覧の「退職」または編集画面の在籍状態から変更します。勤怠、顔特徴量、修正申請は削除されませんが、顔認証・通常打刻・修正申請の対象外になります。

実在社員の顔登録は本人の同意と社内ルールに従って行ってください。顔写真自体は保存されませんが、特徴量は個人情報として取り扱います。

6. 所属・部署マスタ

「マスタメンテナンス」から「所属マスタ」または「部署マスタ」を開きます。

7. シフトマスタ

「マスタメンテナンス」→「シフトマスタ」を開きます。

シフトコード・シフト名・始業・終業を入力する

シフト名は画面とExcelに表示されます。始業は終業より前に設定し、シフトコードは重複できません。

休憩を入力する

最大5組まで開始・終了を対で入力します。勤務時間外や他の休憩と重なる時間も登録できます。

追加または保存する

既存シフトの変更は、すでに作成済みの日次シフトへ遡って反映されません。

8. 勤怠データメンテナンス

原打刻を変更せず、社員・日付ごとの適用シフトを変更する画面です。

  1. 「マスタメンテナンス」→「勤怠データメンテナンス」を開きます。
  2. 対象日を指定して「表示」を押します。
  3. 対象社員の変更欄でシフトまたは「未設定」を選び、「変更」を押します。
  4. 管理画面で遅刻・早退判定や勤務時間を再確認します。
日次シフト変更は監査ログへ記録されます。原打刻の日時や区分は変更されません。

休日マスタ

「マスタメンテナンス」→「休日マスタ」で、祝日、夏季休暇、年末年始休暇などを管理します。

画面から登録

年月日と休日（祝日）名を入力して「追加」を押します。画面・月次勤務表・Excelへ反映され、通常の出勤日数から控除されます。休日勤務は休日出勤として集計されます。

Excelで一括登録・更新

  1. 「現在の内容をダウンロード」でExcelを取得します。
  2. 「祝日マスタ」シートのA列「年月日」、B列「休日名」を編集して保存します。
  3. 「ファイルを選択」で.xlsxを選び、「アップロード」を押します。
  4. 完了件数と一覧を確認します。同じ年月日はExcel側の休日名で上書きされます。
シート名・見出し・列順を変えず、ダウンロードしたファイルを編集して使用してください。

9. PC・端末マスタ（一時停止中）

現在は操作できません。
端末の新規登録、編集、登録コード発行、端末制限変更を停止しています。当面は会社設置の1台のiPadを端末登録なしで使用します。登録済みデータは削除していません。

10. 監査ログを確認する

上部メニュー「監査ログ」を開きます。最新300件の日時、操作者、操作、対象、詳細を確認できます。

ログイン、社員登録、顔登録、認証失敗、打刻、修正申請、承認・却下、日次シフト変更などが追記形式で保存されます。

月次勤務表PDFメール

  1. 社員マスタで自動送信する社員のメールアドレスを入力し、「月次勤務表のPDF送信あり」をONにします。
  2. 「マスタメンテナンス」→「月次PDFメール設定」を開きます。
  3. 全社員共通の送信日（1～28日）と日本時間の送信時刻を設定し、「自動送信を有効にする」をONにします。
  4. 手動で送信または再送する場合は、対象月と送信する社員を選び、「選択した社員へ送信・再送」を押します。社員は複数選択できます。
  5. 確認画面の内容を確認して実行し、送信履歴で対象月・社員・結果を確認します。
自動送信は在籍中・PDF送信あり・メールアドレス登録済みの3条件を満たす社員だけへ、前月分を個別送信します。自動送信は同じ社員・対象月へ重複送信しません。手動送信では「PDF送信なし」の社員も選択でき、送信済み社員を選ぶと再送されます。

11. 運用上の注意・困ったとき

症状 確認内容
ログインできない 社員コード、管理者フラグ、在籍状態、パスワードを確認します。繰り返し失敗する場合はシステム保守担当へ連絡します。
社員が修正申請に出ない 社員マスタで在籍状態が「在籍」か確認します。
端末が打刻できない 端末状態が「許可」か、端末Cookieを削除していないか確認し、必要なら登録コードを再発行します。
勤務時間が想定と違う 15分丸め、日次シフト、休憩、出退勤の組み合わせ、要確認表示を確認します。
↑ ページ上部へ